Porządek w dokumentach to nie tylko kwestia wygody. Źle przechowane faktury, umowy czy akta pracownicze mogą oznaczać kłopoty podczas kontroli lub sporu z kontrahentem. Poniżej wyjaśniamy, jak uporządkować archiwum w małej i średniej firmie oraz na co zwrócić uwagę przy terminach przechowywania.
Od czego zacząć: przegląd i podział dokumentów
Zanim kupisz segregatory lub wybierzesz system do skanowania, sprawdź, co faktycznie masz. Zrób krótką inwentaryzację i podziel dokumenty na kilka grup, bo każda z nich ma inne zasady przechowywania:
- dokumenty księgowe i podatkowe – faktury, rachunki, ewidencje, deklaracje, wyciągi bankowe,
- umowy i korespondencja handlowa – umowy z klientami i dostawcami, aneksy, oferty, protokoły odbioru,
- dokumentacja pracownicza – akta osobowe, listy płac, ewidencje czasu pracy, urlopy, szkolenia BHP,
- dokumenty korporacyjne i formalne – uchwały, rejestrowe, licencje, zezwolenia,
- dokumenty techniczne i gwarancyjne – instrukcje, gwarancje, przeglądy.
Przy każdej grupie warto wskazać osobę odpowiedzialną oraz miejsce, w którym dokumenty są przechowywane. Dzięki temu nikt nie musi zgadywać, gdzie szukać konkretnej faktury sprzed kilku lat.
Terminy przechowywania faktur i dokumentów księgowych
Najczęściej zadawane pytanie dotyczy faktur. Zasada ogólna jest taka, że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres, w którym urząd może jeszcze zakwestionować rozliczenie. W praktyce zwykle jest to pięć lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podobny okres obowiązuje dla wielu dokumentów księgowych na gruncie przepisów o rachunkowości.
Pamiętaj o dwóch rzeczach. Po pierwsze, termin liczy się od końca roku, a nie od daty wystawienia faktury, więc dokument z lutego 2021 roku może wymagać przechowywania dłużej, niż wynikałoby z prostego rachunku. Po drugie, niektóre dokumenty mają dłuższe terminy, na przykład te związane ze środkami trwałymi, rozliczeniami wieloletnimi czy korektami. W takich sytuacjach bezpieczniej trzymać je dłużej. Ponieważ przepisy się zmieniają, przed ustaleniem wewnętrznych zasad sprawdź aktualne regulacje lub skonsultuj się z księgowym.
Umowy i dokumentacja pracownicza
Umowy z kontrahentami
Dla umów nie ma jednego, uniwersalnego terminu. Najlepiej opierać się na tym, jak długo mogą pojawić się roszczenia wynikające z danej umowy. Zależy to od rodzaju współpracy i przepisów o przedawnieniu, a także od ewentualnych zapisów samej umowy, na przykład dotyczących gwarancji czy odpowiedzialności. Rozsądna praktyka to przechowywanie umowy przez cały okres jej trwania oraz przez kilka lat po jej wygaśnięciu. Umowy długoterminowe, dotyczące nieruchomości lub związane z gwarancjami warto trzymać dłużej. Jeśli umowa stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu lub przychodu, traktuj ją razem z dokumentami księgowymi.
Akta pracownicze
Dokumentacja pracownicza podlega osobnym przepisom i zwykle wymaga dłuższego przechowywania niż faktury. Obecnie dla większości pracowników okres ten wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, ale dla osób zatrudnionych dawniej mogą obowiązywać inne zasady, w tym znacznie dłuższe. Dotyczy to także dokumentów potrzebnych do ustalania świadczeń emerytalnych i rentowych. Ponieważ szczegóły zależą od daty zatrudnienia i rodzaju dokumentu, zawsze sprawdź aktualne przepisy lub zapytaj specjalistę ds. kadr.
Dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, więc trzeba ją dodatkowo chronić. Dostęp powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby, a szafa lub pomieszczenie z aktami powinny być zamykane.
Papier czy wersja elektroniczna
Coraz więcej firm przechodzi na obieg elektroniczny. Faktury ustrukturyzowane i dokumenty otrzymywane w formie cyfrowej można przechowywać elektronicznie, ale ważne jest, aby zachować ich czytelność, autentyczność i dostępność przez cały wymagany okres. Skanowanie papierowych dokumentów jest wygodne, jednak nie zawsze oznacza, że oryginał można od razu zniszczyć. Zależy to od rodzaju dokumentu i przepisów, więc przed zniszczeniem papierowych oryginałów upewnij się, że skan jest wystarczający.
Jeśli łączysz obie formy, ustal jedną zasadę: gdzie jest wersja „główna”, a gdzie kopia. Unikniesz wtedy chaosu i dublowania plików.
Jak zbudować prosty i trwały system
- Ustal strukturę. Podziel archiwum według typu dokumentu i roku, na przykład: faktury – rok – miesiąc.
- Oznaczaj dokumenty. Jednolite nazwy plików i opisy segregatorów oszczędzają czas przy wyszukiwaniu.
- Spisz terminy. Przygotuj prostą tabelę: rodzaj dokumentu, okres przechowywania, data, od której liczysz termin, osoba odpowiedzialna.
- Rób kopie zapasowe. Dane elektroniczne zapisuj w co najmniej dwóch miejscach, z kontrolą dostępu.
- Raz w roku rób przegląd. Wyznacz stały moment, na przykład po zamknięciu roku obrotowego, na wyodrębnienie dokumentów, których termin minął.
Bezpieczeństwo i niszczenie dokumentów
Gdy termin przechowywania minie, nie wyrzucaj dokumentów do zwykłego kosza. Faktury, umowy i akta pracownicze zawierają dane osobowe oraz informacje handlowe. Papier należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odczytanie, na przykład w niszczarce lub przez wyspecjalizowaną usługę, a dane elektroniczne usunąć trwale. Warto prowadzić krótki protokół z informacją, co, kiedy i na jakiej podstawie zostało zniszczone.
Przed zniszczeniem sprawdź też, czy dokument nie jest potrzebny w toczącym się postępowaniu, kontroli albo sporze. W takim przypadku trzeba go zachować, nawet jeśli podstawowy termin już minął.
Dobrze zorganizowane archiwum nie wymaga dużych nakładów. Wystarczą jasne zasady, kilka stałych nawyków i regularne sprawdzanie aktualnych przepisów. Jeśli masz wątpliwości co do konkretnych terminów, najlepiej skonsultować je z księgowym, kadrową lub prawnikiem.